La guía parte de una distinción regulatoria que la FIFA establece para todos los eventos de visualización pública o public viewing realizados fuera de viviendas privadas. Quienes planifiquen reuniones con menos de mil asistentes, como bares, restaurantes u hoteles, no requieren tramitar una licencia separada, aunque sí deben cumplir con condiciones específicas: el acceso debe ser gratuito, sin cobros directos ni indirectos, y no se permiten patrocinios ni el uso de propiedad intelectual de la FIFA. Para eventos con mil o más asistentes, como los organizados por universidades, municipios o grupos culturales, la licencia de visualización pública de la FIFA es obligatoria y debe solicitarse a través del formulario oficial disponible en el sitio de la BAHC. En ambos casos, las condiciones de acceso gratuito y la prohibición de patrocinios aplican por igual.

Además de la guía normativa, la BAHC ofrece una grabación de un seminario web sobre el tema, accesible con contraseña, así como un kit de plantillas personalizables para promocionar los eventos. Los materiales están disponibles en Canva e incluyen diseños para carteles y redes sociales adaptados a distintos perfiles, con opciones específicas para eventos de apoyo a la selección de Estados Unidos, a la de México y para eventos genéricos o del Área de la Bahía. Las plantillas pueden editarse directamente en esa plataforma con los datos del evento, incluyendo nombre del lugar, partidos o equipos que se proyectarán, fecha, hora y cualquier promoción especial.

La BAHC también invita a los organizadores a compartir los detalles de sus eventos para amplificar su difusión entre aficionados locales y visitantes internacionales que estarán en la región durante el torneo. Las solicitudes están sujetas a revisión y la inclusión en el calendario oficial no está garantizada.