Pueden participar instituciones educativas, escuelas, distritos escolares, bibliotecas públicas, centros comunitarios y asociaciones de padres de familia que atiendan a población estudiantil de origen mexicano. El proceso de solicitud se realiza directamente ante el Consulado de México más cercano mediante una carta que puede entregarse en persona, por correo postal o por correo electrónico. En ese documento, la institución debe indicar la cantidad de colecciones requeridas, el número estimado de usuarios, el porcentaje de mexicanos en la institución y los datos generales del solicitante, incluyendo nombre, dirección, teléfono, sitio web y correo electrónico. El formulario de solicitud está disponible en español e inglés en el siguiente enlace: https://ime.gob.mx//uploads/Formato_carta_solicitud_LTG_2026_1e2d210e85.pdf

Las instituciones seleccionadas deberán cubrir los gastos de transporte de los libros desde el consulado hasta su localidad, o pueden optar por recogerlos directamente en las instalaciones consulares. Adicionalmente, al presentar la solicitud se asume el compromiso de distribuir el material recibido en un plazo no mayor a cuatro meses y de enviar una comunicación oficial con evidencia de dicha entrega.